採用担当が1人でも回る｜採用代行（RPO）の委託範囲と料金を徹底解説

「面接の日程調整だけで一日が終わってしまう」「募集の企画まで手が回らない」。採用担当が1人しかいない会社では、こうした状況が続きがちです。

Indeed Japanが採用実務の担当者1,647名に行った調査では、72.4%が採用・人事以外の業務と兼務していました。従業員300名以下の企業では、採用に割ける時間が業務全体の35.5%にとどまります。一方で帝国データバンクの調査によると、正社員が不足する企業は2026年4月時点で50.6%です。人手は足りないのに、採用にかける時間も足りない状態が広がっています。

本記事では、採用代行の定義から委託できる業務の範囲、料金体系と費用相場までを詳しく解説します。さらに、職業安定法との関係や失敗しない会社の選び方も紹介します。

読み終えるころには、自社が何をどこまで任せるべきかが見えてくるでしょう。

採用代行（RPO）とは採用業務を外部に委託するサービス

採用代行はRPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれます。日程調整や求人票作成などの採用業務を外部へ委託する仕組みです。人材紹介や人材派遣とは契約の形が違います。人手不足を背景に広がり、支援の形は常駐型とオンライン型に分かれます。

人材紹介や人材派遣との違い

採用代行と人材紹介、人材派遣は契約の形が根本的に違います。人材紹介は職業安定法にもとづく職業紹介事業で、候補者を紹介して成功報酬を受け取ります。

人材派遣は労働者派遣法にもとづき、派遣スタッフが自社の指示のもとで働く点が特徴です。一方の採用代行は業務委託であり、採用業務そのものを引き受ける形です。3つの違いを整理しました。

人材が足りないなら紹介や派遣、採用活動の手が足りないなら代行という選び分けになります。

採用代行が注目される背景

採用代行が広がる背景には、人手不足の深刻化があります。厚生労働省の一般職業紹介状況によると、令和8年4月の有効求人倍率は1.18倍でした。帝国データバンクの調査では、正社員が不足する企業は2026年4月時点で50.6%にのぼります。4年連続で5割を超えました。

加えてダイレクトリクルーティングやリファラル採用が普及し、スカウト送信や候補者管理の工数が増えています。人事担当者が1人の企業では、社内だけで回しきれない場面が出てきます。

支援の形は常駐型とオンライン型に分かれる

採用代行の支援は、常駐型とオンライン型の2つに分かれます。常駐型は担当者が自社オフィスへ来て業務にあたる形です。社員と顔を合わせて進むため、採用方針のすり合わせがしやすくなります。

オンライン型はメールやチャットツールを使い、遠隔で業務を担います。常駐にかかる費用が発生せず、支出を抑えやすい点が特徴です。大量採用や社内調整の多い採用は常駐型、書類選考や日程調整だけを任せたい場合はオンライン型が候補になります。委託したい範囲と予算をもとに選ぶと迷いにくくなります。

採用代行に委託できる業務とできない業務

採用代行に任せられる業務は、採用計画の立案から内定者フォローまで幅広く広がります。ただし職業安定法には線引きがあり、募集そのものを報酬付きで委ねる場合は許可が要ります。委託前に任せる範囲を整理しておくと安心です。

委託できる業務は採用プロセスの全段階にわたる

採用代行が引き受ける業務は、採用の入口から入社直前まで広い範囲に及びます。求人票づくりのような作業だけでなく、採用要件の設計など上流の工程も対象になるためです。実際に委託されやすい業務を、採用プロセスの段階ごとに整理しました。

自社の人手が足りない工程だけを選んで任せる形も取れます。

合否の最終判断は自社が行う

採用の合否を決める役割は、自社に残しておく必要があります。求職者と企業を引き合わせ、雇用関係の成立をあっせんする行為は職業紹介にあたるためです。有料で職業紹介を行うには、厚生労働大臣の許可が要ります。

採用代行会社が候補者を選び、採否まで決めてしまうと、実質的な職業紹介と見られる場合があります。書類選考の一次スクリーニングや面接日程の調整は、事務代行の範囲として整理できます。最終判断は自社が下し、代行会社には判断材料を整える役割を担ってもらいましょう。

報酬を得て募集を行うには許可が必要

報酬を払って募集そのものを外部に任せる形は、委託募集と呼ばれます。職業安定法第36条では、被用者以外の人に報酬を与えて募集を任せる場合、厚生労働大臣の許可が必要と定められています。報酬額の認可も求められ、無報酬なら届出で足ります。

応募者への事務連絡や日程調整だけなら、募集への従事にはあたらないと整理されます。一方、スカウト送信の代行が勧誘にあたるかは判断が分かれる場面もあります。許可の有無は契約前に代行会社へ確認し、迷うときは都道府県労働局や社会保険労務士へ相談すると安心です。

採用代行の料金体系と費用相場

採用代行の料金は月額固定型・従量課金型・成果報酬型の3つに分かれます。月額固定型は5万円から60万円未満が中心の価格帯です。従量課金型は面接1回やスカウト1通の単位で課金され、成果報酬型は採用が決まった時に費用が発生します。

月額固定型は継続的な支援に向く

月額固定型は毎月決まった額を支払う形式です。業務量が月ごとに増減しても請求額が変わらず、年間予算を組みやすい点が中小企業に向きます。

採用代行の導入担当者へ行われた調査では、月額費用は5万円〜60万円未満に全体の57.3%が集まりました。初期費用も5万円〜40万円未満が48.5%を占めています。月額2万円台から始められる低価格帯のサービスもあり、依頼する業務の幅で金額は動きます。採用を通年で続ける企業ほど、固定型のほうが費用を読みやすくなります。

従量課金型は業務量に応じて払う

従量課金型は、依頼した業務の量に応じて費用が決まる仕組みです。採用の繁忙期だけ使いたい企業や、年間の採用が数名という企業に向きます。

単価の例としては、スカウトメールの配信が1通150円から挙がっています。面接代行は1回1万円から、応募者対応の代行は月5万円からという水準です。使った分だけの支払いで済む一方、依頼量が読めないと請求額は膨らみます。想定する件数を先に決めて上限を設けると、費用の管理がしやすくなります。

成果報酬型は採用決定時に支払う

成果報酬型は、採用が決まった時点ではじめて費用が発生します。母集団形成やスカウト送信の段階では支払いが生じないため、採用に至らなければ持ち出しを抑えられます。

料金は採用した人の想定年収に対して10%〜35%程度が目安です。想定年収400万円の人を1人採用すると、40万円〜140万円の計算になります。採用者1人あたり60万円〜120万円程度という目安を示す会社もあります。採用人数が増えるほど総額は伸びるため、複数名を計画するなら月額固定型と比べて選ぶと無駄が出ません。

業務範囲別の費用の目安

費用は依頼する業務の範囲でも変わります。定型的なノンコア業務は安く、判断を伴うコア業務は高くなる傾向です。主な業務の月額目安を整理しました。

日程調整や応募者対応だけを切り出せば、月5万円前後から委託できます。採用戦略や面接まで任せると月30万円を超えます。自社で抱える工数と照らし、削りたい業務から順に範囲を決めると費用を抑えやすくなります。

企業が採用代行を導入するメリット

採用代行の導入で変わるのは、担当者の時間の使い方です。日程調整や応募者対応を任せると、面接や母集団形成に集中できます。採用のプロのノウハウが加わり、採用単価と工数の削減も見込めるでしょう。繁忙期だけ体制を厚くする使い方もあります。

担当者が本来の業務に集中できる

採用代行を使う効果として大きいのは、担当者が面接や母集団形成に時間を回せる点です。Indeed Japanの調査では、面接に使えている時間は採用業務の16.1%という結果が出ています。

総務と兼務する担当者ほど、採用は後回しになりがちです。日程調整や応募者への連絡を任せると、残る時間を選考の質を高める仕事に使えます。

採用のプロの知見を借りられる

採用代行会社は複数の企業を支援しており、自社だけでは持てない知見が集まる点が強みです。複数社の採用データを持つため、応募が止まる工程を早く特定できます。

パーソルビジネスプロセスデザインの導入事例では、応募者の面接参加率が約2倍になり、採用率と採用単価も改善しました。求人票の書き方やスカウト文面など、改善点を具体的に示してもらえます。効果は企業の採用規模や職種によって変わる点には注意が必要です。

採用単価と工数を抑えられる

採用代行は、1人あたりの採用コストと作業時間の両方に効きます。就職みらい研究所の就職白書2020は、2019年度の採用コストを示しています。1人あたり新卒93.6万円、中途103.3万円でした。

ゼクウの調査では、応募者1名あたり日程調整に中央値14分、面談後の記録に21分かかっています。応募が50名なら、合計で約29時間という計算です。事務作業を委託し、自社は見極めに専念すると、採用単価の改善も見込めます。

繁忙期だけ体制を厚くできる

採用の負担は年間を通じて一定ではなく、山と谷があります。内閣官房の資料では、新卒採用の広報活動は3月1日以降、選考活動は6月1日以降と示されています。応募や日程調整は春先に集中しやすい時期です。

採用代行なら、繁忙期の3カ月だけ委託し閑散期は止める運用も選べます。繁忙期の残業を抑えながら、応募者への返信スピードも保てます。人を採用して体制を広げる方法と違い、状況にあわせて増減できる点が利点です。

採用代行のデメリットと導入前の注意点

採用代行には、ノウハウが社内に残りにくい、自社の魅力が伝わりづらいという弱点があります。導入直後は情報共有の手間も増えます。向いていない企業の特徴もあるため、相談前に自社の状況を確かめる姿勢が大切です。

丸投げすると社内にノウハウが残らない

採用代行に業務を丸投げすると、社内に採用ノウハウが残りません。求人票の書き方や候補者への訴求方法は、実務を通じて身につくものだからです。契約期間中は採用が進んでも、終了後に自社で再開する段階でつまずく企業もあります。

対策は、代行会社を業務の受け皿ではなく相談相手として扱う姿勢です。定例ミーティングで施策の意図を説明してもらい、採用基準の設計にも自社の担当者が加わりましょう。学ぶ姿勢を持って関われば、ノウハウは社内に残ります。

自社の魅力が応募者に伝わりにくくなる

応募者への対応を代行会社に任せると、自社の魅力が伝わりにくくなります。社内の雰囲気や働く人の空気感は、日々現場にいる社員でなければ語れないためです。スカウト文が求人票の情報をなぞるだけになり、候補者の志望度が上がらないケースもあります。

防ぐには、接点の役割分担を先に決めておく方法が有効です。面接や内定者フォローは自社が担当し、スカウト文面には社員の言葉を盛り込みましょう。自社らしさが残る設計にすれば、効率化と候補者体験は両立します。

導入直後は情報共有の手間が増える

採用代行の導入直後は、社内の情報共有の手間がかえって増えます。代行会社が自社の事業や求める人物像を理解するまで、丁寧な説明が要るためです。契約後は実務環境の構築にも1〜2週間かかります。

準備期間は、目標指標や連絡ルールを決め、業務フロー図も作ります。負担を軽くするには、社内の採用資料を事前に整理しておく進め方が有効です。立ち上げを乗り切れば、日々のやり取りはチャットと定例で回ります。

採用代行が向いていない企業もある

採用代行はすべての企業に向くわけではありません。連携を前提としたサービスのため、自社側の関与が薄いと成果が出にくいからです。次のような企業は、導入を急がず社内体制の整備から始める判断もあります。

• 採用の判断まで完全に丸投げしたい企業
• 採用ノウハウを社外に出したくない企業
• 年間の採用人数が数名にとどまる企業
• 社内に窓口となる担当者を置けない企業

丸投げを前提にすると、人物像のすり合わせが進まずミスマッチにつながります。採用人数が少ない場合は、費用に対して効果が見合わない場面もあります。まず自社の課題を洗い出し、任せる範囲を決めてから相談すると失敗を防げます。

失敗しない採用代行会社の選び方

採用代行会社は数十社あり、説明だけを読むと違いが見えません。選ぶ順番は自社の課題を言葉にするところから始まります。支援範囲の型、業界や職種の実績、担当者の体制という観点で並べると比較の軸が定まります。

自社の採用課題を先に言語化する

会社選びの前に、自社の採用課題を紙に書き出してください。課題があいまいなまま商談へ進むと、提案の良し悪しを判断できません。たとえば「応募が月5件しか集まらない」「一次面接の日程調整に毎週6時間かかる」と数字で書きます。

委託したい工程と社内に残す工程も、分けて書き出しておきましょう。書き出した1枚を持って商談に臨むと、各社の提案を同じ基準で比べられます。支援を受けた後に何がどう変われば成功なのか、先に決めておくと迷いません。

支援範囲とサービスの型を確認する

採用代行は、支援する範囲によって型が分かれます。型を先に見分けると、候補を3社ほどまで絞り込めます。代表的な4つの型と向いている場面を、表にまとめました。

自社の課題がどの型に当たるかを決めてから、資料請求へ進みます。1社で2つの型をまたぐ会社もあります。見積書に書かれた業務を1行ずつ照合すると、範囲の抜けを防げます。

自社の業界や職種の実績を見る

実績は支援した社数ではなく、中身で見ます。自社と近い業界や職種の支援経験があるほど、要件のすり合わせが短く済みます。商談では「同じ規模の製造業で営業職を採用した事例はありますか」と具体的に尋ねてください。

応募数が何%増えたか、内定承諾率がどう動いたかまで聞ければ十分です。あわせて厚生労働省の人材サービス総合サイトで社名を検索します。職業紹介事業の許可を持つかどうかが無料でわかり、任せられる業務の判断材料になります。

担当者の体制と連絡の頻度を確かめる

契約前に、担当者の人数と連絡の頻度を確かめます。採用代行の成果は、日々のやり取りの量に左右されます。確認したい項目は3つあります。専任か兼任か、実務の経験年数、報告の間隔です。

チャットツールで日々の進捗を共有し、月1回は目標の達成状況を数値で振り返る体制だと安心できます。担当者が交代する場合の引き継ぎ方法も、契約書で確認しておきましょう。契約期間と途中解約の条件を見落とすと、費用対効果が悪くても止められません。

採用代行に関するよくある質問

採用代行は丸投げには向きません。合否判断は自社に残るためです。相談から運用開始までは1〜2週間から1カ月程度が目安で、書類選考や日程調整だけを切り出す部分委託もできます。依頼先はフリーランスと会社で費用と体制が異なります。

Q. 採用代行に丸投げはできますか？

完全な丸投げはおすすめできません。採用代行に任せられるのは実務の代行までで、誰を採用するかの判断は自社に残るからです。候補者に伝える自社の魅力や求める人物像も、社内でなければ言語化できません。

任せきりにすると認識のずれが生まれ、社内に採用ノウハウも蓄積されないと指摘されています。委託する業務は契約前に書き出しておくと運用が安定します。委託先とは定期的に活動状況を確認し合い、判断が必要な場面だけ人事が関わる形が現実的です。

Q. 相談から運用開始までどのくらいかかりますか？

1〜2週間から1カ月程度が目安です。ある採用代行会社は問い合わせから1〜2週間程度での導入を案内し、別の会社は最短1カ月程度での立ち上げを示しています。差が出るのは、任せる業務の量と要件のすり合わせにかかる時間が違うためです。

書類選考の代行など範囲が狭ければ準備は短く済みます。母集団形成から面接調整まで広く預ける場合は、求める人物像の共有や運用ルールの整備に時間がかかります。初回の相談時に委託したい業務を具体的に伝えると、見積もりと準備が早く進みます。

Q. 採用の一部の業務だけを依頼できますか？

一部の業務だけの依頼もできます。採用代行の範囲には幅があり、応募受付や応募者情報の管理のような一部の委託も可能です。中小企業では、応募者への連絡や面接日程の調整など手数の多い作業から預ける例が目立ちます。

まず1つの工程で試し、成果を見てから範囲を広げる進め方なら費用の無駄を抑えられます。社内の担当者は要件定義と合否判断に時間を使えます。契約前に依頼する業務を書面で決めておくと、後の認識のずれを防げます。

Q. フリーランスと採用代行会社のどちらに依頼すべきですか？

依頼する業務の量と期間で選ぶと判断しやすくなります。フリーランスは費用を抑えやすく、業務の範囲や期間も調整しやすい点が強みです。相場は月額30万円程度からです。

一方で1人で担うため対応量に限りがあり、体調不良や契約終了時に業務が止まるリスクが残ります。採用代行会社はチームで動くため体制が安定し、大量採用にも対応できます。単発の業務ならフリーランス、通年の採用を任せるなら会社という分け方が現実的です。

自社の採用課題に合う採用代行を選ぼう

採用代行は、日程調整から採用計画の立案まで幅広い業務を任せられるサービスです。ただし合否の最終判断は自社に残り、報酬を伴う募集の委託には許可が要ります。料金は月額固定型で5万円から60万円未満が中心で、依頼する範囲によって変わります。

丸投げを前提にすると、ノウハウが社内に残らず自社の魅力も伝わりません。まず自社の採用課題を紙に書き出し、任せたい工程を1つ決めるところから始めてみてください。